Page 90 - Chính Sách Khen Thưởng

3. Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu sau;
a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định;
b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài
liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả
lời nơi gửi hồ sơ và xác nhận tình trạng niêm phong;
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ;
d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu, lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập
biên bản giao nhận;
4. Cán bộ công đoàn nghĩ hưu, chuyển công tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần
thì việc chuyển giao và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:
a) Cán bộ công đoàn nghỉ hưu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao
“Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” và các Quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức,
đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm cán bộ
công đoàn thôi việc. Cơ quan cỏ thẩm quyền quản lý cán bộ công đoàn chỉ được xác nhận và cấp lại
bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu
trữ;
b) Đối với cán bộ công đoàn từ trần thì gia đình được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ,
công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn lưu giữ, bảo
quản;
c) Đối với cán bộ công đoàn chuyển công tác hoặc không tiếp tục làm việc tại cơ quan, đơn vị của
tổ chức công đoàn được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân. Hồ sơ
gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cán bộ công đoàn đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được
chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ chức, đơn vị đó có yêu
cầu bằng văn bản.

Chương III
TRÁCH NHIỆM CỦA cơ QUAN, ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN
TRONG QUẢN LÝ Hồ sơ CAN Bộ CÔNG ĐOÀN

Điều 12. Trách nhiệm của thù trưởng cơ quan quản lý hồ sơ.
1. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn của Tổng Liên đoàn về nghiệp vụ, công tác
quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn bằng công nghệ thông tin, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc
ban (bộ phận) tổ chức của cơ quan, đơn vị về công tác quản lý hồ sơ.
2. Chỉ đạo thực hiện các quy định về bổ sung, chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, khai
thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàh như quy định tại Điều 10, Điều 11 của Quy chế này.
Điều 13. Trách nhiệm của cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý hồ sơ
1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản lý, sử dụng và khai thác hồ sơ của cán bộ công
đoàn thuộc thẩm quyền quản lý của đơn vị. Bồ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ công đoàn bảo đảm
kịp thời, chính xác.
2. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu giữ hồ sơ. Đôn đổc việc bổ sung hồ sơ, thu thập đầy đủ
các thành phần tài liệu trong hồ sơ cán bộ công đoàn thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị
mình. Cung cấp số liệu, tư liệu nhanh chóng, chính xác.
3. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ. Nghiên cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu
thuẫn trong hồ sơ và những vấn đề nảy sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu
cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công đoàn xem )õét, xử lý.
4. Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu
nghiên cứu hồ sơ công chức” đã được người đứng đầu cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ phê duyệt.
5. Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi
nghiên cứu hồ sơ công chức theo quy định.
6. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cán bộ công đoàn định kỳ hàng năm, hoặc theo yêu cầu
của đột xụất của Tổng Liên đoàn. Thời điểm báo cáo tính đến hết ngày 31 tháng 12 của nărn trước,
báo cáo về Tổng Liên đoàn (qua Ban Tổ chức) trước ngày 31 tháng 3 của năm kế tiếp theo biểu mẫu

92