Page 88 - Chính Sách Khen Thưởng

b) Các quyết định về việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương,
khen thưởng, kỷ luật của cán bộ công đoàn;
c) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá hàng năm của cán bộ công đoàn;
d) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cán bộ công đoàn (hàng năm,
khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc
sau các đọl công tác, Tổng kết học tập);
đ) Bản kê khai tài sản đối với các trường hợp thuộc diện phải kê khai tài sản theo quy định hiện
hành; ''
e) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra, xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức,
đơn vị cỏ thẩm quyền về những vấn đề liên quan đến cán bộ công đoàn và gia đình được phản ánh
trong đơn thư.
Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn, thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét,
kết luận của cơ quan có thẩm quyền;
g) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của
cán bộ công đoàn;
h) Đối với cán bộ công đoàn được bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bồ sung đầy đủ
các tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm vào hồ sơ.
3. Đối với thành phần hồ sơ viên chức phải có thêm hợp đồng làm việc.
4. Đối với hồ sơ của người làm việc theo chế độ hợp đồng lao động không xác định thời hạn, đơn
vị không phải lập quyển “Lý lịch cán bộ, công chức”.
Điều 8. Lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn
1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ;
phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư
mục hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn phải đảm bảo các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, c hoặc theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm,
dễ lấy, dễ tra cứu;
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được xếp thành từng nhóm để thuận lợi cho việc tra cứu, kèm
theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiềm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cơ bản của cán bộ công đoàn để phục vụ cho công tác tìm
kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);
3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn được thực hiện như sau:
a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu
chính thức, tin cậy và có giá trị pháp lý;
b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa, chỉ giữ lại mỗi loại tài liệu một bản;
c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn phải thành lập hội đồng
hủy tài liệu hồ sơ. Hội đồng hủy tài liệu hồ sơ cán bộ công đoàn do người đứng đầu cơ quan quản lý
cán bộ công đoàn quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ quan có
thẩm quyền cho phép hủy tài liệu, hồ sơ cán bộ công đoàn, danh mục tài liệu hủy, ngày và nơi hủy.
Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ công đoàn.
4. Chế độ bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải đảm
bảo các chế độ và điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị gồm:
a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ sơ giấy gồm: Phòng để lưu giữ hồ sơ riêng biệt với
phòng làm việc hoặc tủ lưu giữ hồ sơ.... bảo đảm hồ sơ cán bộ công đoàn được lưu giữ lâu dài, an
toàn và bảo mật;
b) Định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo
dưỡng trang thiết bị bảo quản; '
d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ trên máy tính thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn,
an ninh máy tính, tránh sao chụp và sửa chữa hồ sơ.

90