Page 89 - Chính Sách Khen Thưởng

Điều 9. Nghiên cứu, khai thác hồ so> cán bộ công đoàn
1. Đối tượng được nghiên cửu, sử dụng và khai thác hồ sơ:
a) Cơ quan quản lý, sử dụng cán bộ công đoàn và người thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ cận
bộ công đoàn được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ cán bộ công đoàn để phục vụ yêu cầu
công tác;
b) Tni-ờng hợp cần thiết, được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ
sơ, cán bộ công đoàn được nghiên cứu toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan
quản lý hồ sơ cung cấp bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao
dịch hành chính của bản thân.
2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ;
a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ ghi rõ địa chỉ,
chức danh, yêu cầu nghiên cứu hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong
“Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức”:
b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ;
c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công
việc được giao;
d) Không được làm sai lệch nội dung và hình thức hồ sơ như; đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa,
thêm, bớt các tài liệu đã có trong hồ sơ;
đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ khi được người đứng đầu
cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ đồng ý. Đối với những trường hợp đặc biệt, cần mượn một số
tài liệu trong hồ sơ thì phải được Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ cho phép bằng văn bản,
thời gian mượn không quá 15 ngày.
Điều 10. Bổ sung hổ so*
1. Hồ sơ cán bộ công đoàn phải được bổ sung thường xuyên để phản ánh kịp thời những thay
đổi về bản thân và gia đình cán bộ công đoàn như: Các quyết định bổ nhiệm, điều động, chuyên
ngạch, nâng bậc lương; khen thường, kỷ luật, học tập bồi dưỡng, kiểm điểm, nhận xét, đánh giá công
tác hàng năm, các biên bản thẩm tra, xác minh, tổng hợp phiếu tín nhiệm; các đơn thư tố cáo đã kết
luận; các bản thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật .vv...
2. Tài liệu bổ sung hồ sơ còn do cơ quan quản lý cán bộ công đoàn thu thập được liên quan đến
cán bộ công đoàn và Thủ trưởng cơ quan quản lý cán bộ công đoàn quyết định cho lưu vào hồ sơ. Tất
cả các tài liệu bổ sung đều phải ghi rõ tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu, họ và tên người trích
sao, trích sao từ văn bản nào, ngày trích sao...
3. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15 tháng 01 của năm sau, cơ quan quản lý nhắc nhở,
hướng dẫn cán bộ công đoàn kê khai bổ sung những thông tin phát sinh cỏ liên quan đến bản thân,
quan hệ gia đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ thông qua “Phiêu bổ
sung lý lịch cán bộ, công chức”.
Trường hợp các thông tin phát sinh do cán bộ công đoàn tự kê khai mà không đầy đủ, không
chính xác hoặc có sự gian lận thì người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý và
trước pháp luật.
Điều 11. Chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ
1. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức ngoài tổ chức công đoàn được điều động, luân
chuyển, đến cơ quan, đơn vị của tổ chức công đoàn thì Thủ trưởng đơn vị tiếp nhận cán bộ, công
chức phải yêu cầu cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ,
công chức đó. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức cỏ quyêt định điêu
động, luân chuyển.
2. Trường hợp cán bộ công đoàn được điều động, luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, bổ
nhiệm chức vụ, ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp làm thay đổi thẩm quyền quản lý hồ sơ cán
bộ công đoàn giữa các cơ quan, đơn vị tron^ hệ thong công đoàn, thì trong thời hạn 30 ngày kê từ
ngày co quyết định của cơ quan cỏ thẩm quyen, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đang quản lý hồ sơ cán
bộ công đoàn có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ của cán bộ công đoàn đó cho đơn vị mới có thẩm
quyền quản lý hồ sơ.

91