Page 246 - Giới Thiệu Thị Trường Hoa Kỳ

những khách hàng không có quan hệ hoặc quen biết từ trước mà
không được phép của họ được gọi theo tiếng Anh là SPAM. Đây là
điều tối kỵ không nên làm. Rất tiếc, trên thực tế có nhiều người
muốn làm như vậy khi họ có trong tay các địa chỉ hộp thư điện tử
của khách hàng. Ai cũng ghét thư spam. Thư spam sẽ không những
không được đọc mà còn tạo tiếng xấu cho công ty. Địa chỉ hộp thư
gửi thư spam đến thậm chí có thể bị đưa vào mục “Block Sender”
làm cho các thư sau được gửi đến từ hộp thư này bị máy tính của
người nhận tự động xóa.
Để tránh tiếng spam, người chào hàng có thể gửi thư điện tử
tới khách hàng xin phép gửi thư chào hàng và chỉ gửi thư chào
hàng sau khi được phép của người nhận. Thay vì cho gửi thư spam
điện tử chào hàng, người bán có thể gửi thư chào hàng theo đường
bưu điện thông thường (gửi thư chào hàng theo cách này không bị
coi là spam). Sau khi có trả lời của khách hàng thì có thể chào hàng
chi tiết hoặc giao dịch thông qua thư điện tử.
Trong thư giao dịch với khách hang, không nên lạm dụng
nhiều phông chữ, màu sắc, nét đậm, chữ in, hoặc viết tắt. Những
thư như vậy bị coi là trẻ con, không chuyên nghiệp, hoặc lười viết.
Tóm lại, chỉ nên dùng một cỡ chữ thường màu đen trên nền trắng
và tránh viết tắt vì không phải ai cũng hiểu viết tắt.

10. Thƣ chào hàng (Sales letter)
Người Hoa Kỳ rất quí và tiết kiệm thời gian. Họ không có
thời gian để đọc những bức thư quá dài và lan man. Những thư
chào hàng như vậy gần như chắc chắn sẽ bị vứt vào sọt rác. Thư
chào hàng thông thường không nên dài quá 4 đoạn.

Quan trọng nhất là đoạn mở đầu. Đoạn này, đặc biệt là câu
đầu phải thu hút được chú ý hoặc kích thích sự tò mò của người
đọc để họ có thể đọc tiếp các đoạn sau. Đối với những khách hàng
lần đầu quan hệ và chưa biết gì về công ty của bạn, thư chào hàng
có thể bắt đầu bằng câu giới thiệu về công ty.

242